高德拉特的《突破項目的瓶頸--關鍵鏈 》以小說的形式說明管理學中關鍵鏈的原理及運用方法,是對傳統項目管理觀念和方法的重大突破,用"關鍵鏈"取代"關鍵路線",將TOC制約法引進項目管理的領域,提出了可以打破生產與管理瓶頸的項目管理新方法--關鍵鏈。提出了項目無處不在,但是都有一定的特征:可動用的資源有限;有完成日期及開支限制;牽涉層面往往很廣,不僅跨部門,還會牽涉組織以外的相關人士;項目期間要面對的不確定因素及跨部門、跨組織的協調,更是極費工夫;要能有效地統領各項目的所有環節,一同向項目目標邁進,挑戰難度極高。
一、關鍵路徑與關鍵鏈。管理者通過對項目進度的優化,引出關鍵路徑,規避引起項目延期的主要原因,最終在關鍵路徑的實施過程發現新問題。關鍵路徑不考慮資源,資源沖突會導致關鍵路徑多次發生變化,最關鍵的解決之道是路徑結合資源約束,并將其命名為關鍵鏈。由于關鍵路徑決定了整個項目的完工期,關鍵路徑上的任何延誤都會延誤整個項目,所以項目經理一定要特別留意它。如果所有路徑都在最早的起步日期開工,項目經理會疲于本命,但是,如果一條路徑采取較遲的起步日期,它就會沒有空當時間,說明這條路徑上的任何延誤都會導致整個項目的延誤。也就是說:如果項目經理采取早的起步日期,他們就無法專注整個項目完工期,如果采取較遲的起步日期,同樣不可能專注完整的項目進展。項目經理需要一個合適的控制機制來保持專注。一般情況下,每個項目都有控制機制來衡量其進展,但問題是等到進展報告顯示有麻煩時,通常已經太遲了。比如進展報告說:花了一年時間,項目的90%都完成了,而剩下的10%還需要整整一年,而整個項目的預計完成時間是一年。
二、忽視關鍵路徑是導致項目延期的主要原因。在項目管理的實際操作中,幾乎所有項目使用的衡量方法都沒有把關鍵路徑和非關鍵路徑區分開來,這種方法會鼓勵盡早啟動每條路徑,從而導致項目經理從最開始就不能集中精力。根據這種衡量方法,一條路徑取得的進展,會補償另一條路徑的延誤,也就是鼓勵一條路徑快速進展,而不考慮另一條正被延誤的路徑。由于這些路徑最終都會合攏,就導致其他路徑上取的進展,最終都要等待那條延誤的路徑。這就是為什么很多項目需要非常長的時間才能完成最后的10%,原因就是我們在衡量項目進展時,忽視關鍵路線的重要性。關鍵鏈法主要的思路就是怎樣把人們的工作習慣考慮到管理工作當中,在項目估算和項目管理中因地制宜地采用一種新的方法來提高項目績效。
三、如何運用TOC五步法解決項目延期。步驟一:識別制約因素:在一個項目中,制約因素就是關鍵路徑。步驟二:決定怎樣挖盡制約因素的潛能。不浪費關鍵路徑上的時間,因為關鍵路徑上的任何延誤都會拖累項目。對策是把每個步奏的預估時間削減,這樣就可以釋放出足夠的時間來建立一個項目緩沖。比如說把每個步驟的時間減少一半,然后將減少時間的一半作為項目緩沖。步驟三:其他一切條件都遷就制約因素。這樣才能真正挖盡制約因素的潛能。不懂得遷就,其他路徑遇到的麻煩便會直接連累制約因素,損失時間。遷就制約因素的方法就是在每條接駁路徑與關鍵路徑回合的地方插入時間緩沖,即接駁緩沖。方法就是在每條接駁路徑上,將各步驟原來的預估時間減少一半。然后將減少時間總和的一半作為該路徑的接駁緩沖。另外,在某些時候,關鍵路線上的步驟準備就緒,唯獨欠缺相關資源,為了避免這類沖突,可以使用資源緩沖。關于資源緩沖,雖然不能為了保護關鍵路徑而讓資源在工作開始前一周就待命,但是可以在關鍵路徑的工作開始之前發出警號,提醒人們將要到關鍵路徑上工作。最重要的是讓人們知道,他們必須放下手頭所有工作,轉而執行關鍵路線上的工作。步奏四:將制約因素松綁。步驟五:回到步驟一。具體操作:一是安全時間的設置,關鍵路徑接口加緩沖,縮減各環節安全時間,增加項目安全時間;二是除了項目關鍵路徑,還要考慮資源情況,這就是所謂的關鍵鏈,時刻關注鏈條安全情況;三是從各個角度解決浪費安全時間的問題。
四、TOC將企業管理分為成本世界和產出世界,前者強調局部的細化必將帶來整體的改善,后者則關注最終成果。這在企業管理或項目中都是最根本的矛盾,常常為了成本而給最終的產出帶來更大的風險。我們習慣于將問題分解細化,然后各個子系統齊頭并進,逐個解決。TOC強調的就是系統性的看問題,一個項目,一個組織都可以被視為一個系統,局部最優化可能會傷害到整體的最優化。資源充裕時當然沒有問題,但事實上大多數項目本身可用資源有限,時間有限,這時重點突破才是最佳方案。TOC要求從細節中抽身出來,從更高層次對全局或整個系統進行分析才能有效地找到真正的問題或短板,這些短板就是約束。TOC強調的就是這樣一個方法論,從自身的簡單特性出發,找到各種約束(或限制),并加以有效管理,就可以在短時間內改善整體效益。TOC重視項目的整體進度,讓相關人員知道項目的重要性,如延期會帶來多少損失,如提前可以帶來多的收益。
按照帕金森定律:只要還有時間,工作就會不斷擴展,直到用完所有的時間。簡言之,工作總在最后一刻才能完成。
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